In een serie van zeven blogs gaan we in op 5S werkplekorganisatie. Aan de hand van de 5S’en wordt uitgelegd waarom deze lean aanpak een basis legt voor een continu verbetercultuur. Dat wil zeggen dat iedereen in het bedrijf, elke dag, betrokken is bij het verbeteren van processen. Deze blog gaat over de eerste stap van 5S.
Met S1 de medewerker zelf laten beslissen
5S Werkplekorganisatie bestaat uit vijf logische stappen. Het is ook zeker geen ‘rocket science’. Wanneer je de vijf stappen doorneemt zeg je ‘logisch’, zo kom je tot orde en netheid. En waarschijnlijk, wanneer u of jij thuis het schuurtje opruimt, onderneemt u dezelfde stappen.
Wat maakt het dan dat 5S zo cruciaal is voor het realiseren van die ‘andere’ cultuur? Een cultuur die kan omschreven worden als eentje van betrokkenheid en verantwoording nemen enerzijds en loslaten anderzijds?
Praktijksituatie 1:
Bij een metaalverwerkend bedrijf werd een 5S actie gedaan onder begeleiding van Leanspecialist. Een medewerker had een ladekast met allerlei gereedschappen op zijn werkplek staan, waar hij zelf geen gebruik van maakte. Voor hem was deze kast op zijn werkplek echt overbodig. Hij wilde hem daarom het liefst van zijn werkplek verwijderen. Zo ging de dialoog met Leanspecialist:
“Ik wil die ladekast daar eigenlijk weg, maar mag ik dat zomaar doen?”
“Ben jij ervan overtuigd dat je hem en de spullen die erin zitten, niet nodig hebt voor je werk?”
“Ja dat ben ik! Volgens mij gebruikt niemand er wat van. Dat ding staat er al jaren te verstoffen.”
“Zullen we aan je supervisor vragen wat hij ervan vindt als jij die kast naar de rode label ruimte verplaatst?”
“Laten we dat maar doen, want straks haal ik hem weg en kan ik hem later weer terug zetten…”
S1: ‘doe weg wat je niet nodig hebt’
Of een medewerker een compleet eigen werkplek heeft of dat hij of zij die deelt met collega’s. De vraag blijft hetzelfde: wat heb je nodig om je werk dagelijks te kunnen doen en wat is er op je werkplek aanwezig wat je niet nodig hebt?
Een goede vraag, maar wie beslist? De leidinggevende of de medewerker zelf? Binnen 5S is het de medewerker die de beslissing mag nemen! En het is heel belangrijk dat hij of zij die ruimte om te beslissen ook krijgt. Dit betekent niet dat de medewerker de spullen rücksichtlos mag weg gooien. Hiervoor wordt een ‘rode label ruimte’ gecreëerd waar medewerkers hun overbodige spullen neer kunnen zetten of leggen. De leidinggevende of de directie zorgt er op zijn beurt weer voor dat deze spullen een definitieve bestemming krijgen. Maar let wel! Niet terug naar de plek waar ze vandaan gekomen zijn. Want de medewerker heeft het onderdeel, het gereedschap of wat dan ook, niet nodig en heeft de bevoegdheid gekregen om het te verwijderen van zijn plek.
U voelt wel aan dat dit best spannend is. Aan de ene kant voor de medewerker zelf. Mag het écht? Mag hij of zij écht beslissen… En wat gaan zijn of haar leidinggevende daarvan vinden? Vind die het wel goed? En aan de andere kant voor de leidinggevende. Want vaak is het zo dat de leidinggevende de bevoegdheid heeft om over zulke zaken beslissingen te nemen. En dat moet hij of zij nu compleet los laten.
Spanning aan twee kanten dus. Maar wel nodig!
Praktijksituatie 2:
Vervolg van het praktijkvoorbeeld een aantal weken later. De ladekast was inderdaad weg en de medewerker kwam enthousiast naar Leanspecialist toe:
“Moet je kijken wat een ruimte ik gecreëerd heb!!!”
“Wauw, heb je er foto’s van gemaakt voor en na?”
“Jazeker! Kijk maar… En ik heb al ideeën hoe ik de ruimte nuttig kan gaan gebruiken. En ik hoef dat ding niet meer iedere vrijdag voor niets af te stoffen”
De kracht van S1 zit hem in dat de medewerkers iets in handen krijgen waarmee ze zelfstandig, in vrijheid om zelf te beslissen, de eerste verbeteringen aan hun werkplek kunnen doen.
