Visueel management is het niet zo zichtbare deel van procesoptimalisatie, maar wat o zo belangrijk is. Het is er eigenlijk altijd wel, zonder dat je het door hebt.
Visueel management draait om ‘transparantie’, ‘openheid’, ‘zichtbaar maken van verspilling’.
We kennen wellicht de informatieborden in een kantoor of fabriek. Met daarop de mededelingen van het management, het medezeggenschap orgaan over de status van het bedrijf, de veiligheid, productiviteit noem maar op. Ook dat is visueel management.
Of dit visueel management is, zoals bedoeld is voor procesoptimalisatie is een andere vraag. Het wordt pas echt een middel voor procesoptimalisatie als de grafiek met de actuele gegevens over een prestatie gecombineerd wordt met de grafiek waarin de doelstelling wordt weergegeven.
Want dan kun je het verschil zien tussen doel en werkelijkheid.
Binnen procesoptimalisatie is visueel management namelijk bedoeld om dat verschil weer te geven. Tussen wat gewenst is (het doel) en wat er gerealiseerd is (de prestatie). Dat wordt open en eerlijk weer gegeven. Niet om mensen er op af te rekenen, maar wel om de vraag te stellen ‘waarom zit er verschil in die twee? ‘, wat maakt dat we het doel gehaald hebben en wat zorgde ervoor dat we het niet haalden? Twee hele belangrijke vragen als insteek om te verbeteren!
Met 5S Werkplekorganisatie wordt ook altijd gestreefd om de werkplekken visueel in te richten. Zie hiervoor de blogs over 5S:
Ook hier is het doel transparant maken. Namelijk zichtbaar maken waar onderdelen, gereedschappen, papieren etc thuis horen. Een grenslijn, huisadres zijn daarbij de middelen om dat te bereiken. Maar wat zegt het als het onderdeel er niet is of dat er te weinig is? Door het visueel te maken kan de gebruiker bijtijds ontdekken dat er iets niet in de haak is en er op acteren. Zowel in de direct oplossende sfeer als voor de structurele oplossing.
Een ander voorbeeld van visueel management is de weergave van voortgangsinformatie. Dat kan heel simpel zijn: een afvinklijstje van taken of het inkleuren van een voortgangsbalk ten opzichte van de planning. Je kunt wel invoelen dat het weergeven van de voortgang van je werkzaamheden ook best spannend kan zijn. Want daarmee kan het ook zo zijn dat je moet laten zien dat je achter loopt op de planning. Hierin zit juist de crux van visueel management. Dat transparantie niet gepaard gaat met het afrekenen op falen, maar ingezet wordt om te ontdekken waar het mis gaat en waarom. Oftewel: visueel management heeft als doel de eerstvolgende verbetermogelijkheid zichtbaar te maken.
Visueel management heeft dus een positieve doelstelling: namelijk zichtbaar maken waar er mogelijkheden zijn om processen te verbeteren!
Dat is best spannend, want het vraagt enerzijds lef van de medewerker om open te zijn over wat niet goed gaat. Anderzijds vertrouwen van de leider dat dit niet intentioneel gaat, maar dat er een onderliggend probleem opgelost moet worden.
