In een serie van zeven blogs gaan we in op 5S werkplekorganisatie. Aan de hand van de 5S’en wordt uitgelegd waarom deze lean aanpak een basis legt voor een continu verbetercultuur. Dat wil zeggen dat iedereen in het bedrijf, elke dag, betrokken is bij het verbeteren van processen. Deze blog gaat over de tweede stap van 5S.
S2 logische plaatsing
In het vorige blog over S1 hebben we gezien hoe de beslissingsbevoegdheid voor het verbeteren van de werkplek bij de gebruiker van de werkplek wordt gelegd. Voor leidinggevenden is het een spannende stap om iets los te laten waar hij of zij zich verantwoordelijk voor voelt. Tegelijk bekrachtigt dit het gevoel van de medewerker dat deze de verantwoordelijkheid krijgt om geheel zelfstandig verbeteringen door te voeren.
Met S2 wordt de bewustwording van verspilling vergroot. Bij S2 gaat het erom dat onderdelen een logische plek krijgen, zodat ze bereikbaar zijn, makkelijk voor het grijpen. Dit voorkomt overbodige bewegingen en voor een groot deel ook het zoeken naar benodigde onderdelen.
Waar het bij S1 vooral gaat om het mentale aspect dat mensen zich vrij voelen om beslissingen te nemen en tot actie over te gaan, gaat het bij S2 voornamelijk om het vergroten van het bewustzijn van mensen. Er wordt een beroep gedaan op de eigen creativiteit om tot slimme oplossingen te komen. Creativiteit om items en onderdelen die belangrijk zijn ‘makkelijk voor het grijpen’ te krijgen.
De stappenteller
Om dit bewustzijn te vergroten wordt in sommige situaties een stappenteller ingezet. Bij een constructiebedrijf is dit ook gedaan. De medewerker die de snijmachine bediende, ontdekte op deze manier dat hij maar liefst 8 kilometer op een dag heen en weer wandelde. Onder andere om een bovenloopkraan bij een collega op te halen. De ondernemer besefte dat hij daarmee heel veel kostbare tijd van zijn medewerker verspilde en besloot daarom te investeren in extra hulpmiddelen, waardoor de bovenloopkraan minder nodig werd.
De ’10 seconden regel’
In andere situaties wordt de ’10 seconden regel’ toegepast. Mensen worden uitgedaagd om alles wat ze voor een bepaalde klus nodig hebben binnen 10 seconden te kunnen pakken. Of in een kantooromgeving om het document of de mail binnen 10 seconden te kunnen openen.
Zowel in productie- als de kantooromgeving leidt deze regel vaak tot creatieve oplossingen. Zo het voorbeeld van de man die alle gereedschap die hij specifiek voor het omstellen van een machine nodig had, bij elkaar gebundeld, op de plek opborg aan een ‘schaduwbord’, op de plek waar het omstellen plaats vond. Voor kantoor is de 5S methode een uitstekende manier om de mails zo te organiseren dat deze binnen de 10 seconden vindbaar zijn.
Het spaghetti diagram
Tenslotte, en dat is meer in werkplek overstijgende situaties, wordt een zogenaamd ‘spaghetti diagram’ gebruikt. Dit diagram brengt alle bewegingen van mensen, machines en materialen in kaart. Door de huidige situatie exact in kaart te brengen krijgen mensen inzicht in de soms niet logische opstelling van machines, stellingen, kasten en werkbureaus. Door vervolgens een ‘toekomstige’ plattegrond te maken kan er met veel creativiteit een nieuwe situatie ontworpen worden met minder verspilling.
Het spaghetti diagram werd in een bepaalde situatie toegepast om het management te overtuigen dat met een paar kleine investeringen een grote efficiency slag behaald kon worden bij een toeleverende afdeling van een machinefabrikant.
S2 en de daarbij behorende ‘gereedschappen’ zoals hierboven genoemd zorgen ervoor dat medewerkers zich bewust worden van de mogelijkheden om zelfstandig verspilling te elimineren.
S2 toont steeds weer aan dat de creativiteit en het talent op de werkvloer een enorm potentieel bieden voor verbetering van processen.
