In een serie van zeven blogs gaan we in op 5S werkplekorganisatie. Aan de hand van de 5S’en wordt uitgelegd waarom deze lean aanpak een basis legt voor een continu verbetercultuur. Dat wil zeggen dat iedereen in het bedrijf, elke dag, betrokken is bij het verbeteren van processen. Deze afsluitende blog over 5S gaat over de rol van leidinggevenden.
Leidinggevenden, directeuren en managers kunnen het proces van het creëren van een continu verbetercultuur maken én breken.
In de blog over S1 ligt de crux bij de leidinggevende. De leidinggevende moet een medewerker zelf beslissingen laten nemen. Dat vraagt van de leidinggevende dat deze besluitvorming los moet laten. Gaat de leidinggevende zich toch mengen in de besluitvorming, dan neemt hij of zij acuut de bevoegdheid in eigen handen. Dit werkt verlammend voor de medewerker waardoor deze beangstigd wordt om een volgende keer zelf de beslissing te nemen.
Hetzelfde geldt voor S5! Gaat de manager zelf de standaarden bepalen, dan worden deze opgelegd en zal navolging van de standaard een stuk minder haalbaar worden. Wat de leidinggevende wel kan doen is het goede voorbeeld geven, steunen, complimenteren en uitdagen.
Het goede voorbeeld geven
‘Lead by example’ is een uitdrukking die bekend is. Bij 5S geldt exact hetzelfde. Heel plat gezegd: als je als leidinggevende een chaos van je werkplek hebt gemaakt, kun je niet verwachten dat je medewerkers met 5S hun werkplek wel op orde brengen. Zo simpel is het: geef het goede voorbeeld!
Steunen
De belangrijkste steun die een leidinggevende kan geven is door de medewerker de tijd te gunnen om aan verbeteringen te werken. Dit ondanks alle druk om productiedoelen te behalen. Natuurlijk gaan die voor, want de klant moet tevreden gesteld worden. De uitdaging voor de leidinggevende is om creatief om te gaan met de inzet van de medewerkers, zodat er écht tijd gemaakt kan worden voor 5S.
Complimenteren
Dit is een prachtige manier om medewerkers te motiveren om nog meer werk te maken van 5S en verspillingen weg te halen. Veel managers zijn geneigd om te denken in grote verbeterstappen. Daarom is het een grote uitdaging om ook de kleine verbeteringen die medewerkers realiseren te waarderen.
In grotere organisaties wordt dit complimenteren gewoonweg gepland. De zogenaamde ‘management walk’ wordt daar toegepast. De eindverantwoordelijke (directeur, CEO) gaat met geplande regelmaat rond langs de medewerkers, die vaak met trots vertellen welke verbeteringen ze gerealiseerd hebben. Alleen het feit dat ‘de grote baas’ aandacht besteed aan hun inspanningen is een compliment op zich. Uiteraard spreekt de betreffende manager zijn waardering uit.
Uitdagen
Van een leidinggevende mag je verwachten dat hij of zij de kar trekt. En dat hij daarom voorop gaat in het verbeteren, maar ook de huidige standaard ter discussie stelt. Is de standaard nog goed, kunnen we nog iets verbeteren? Een werkplek die op orde is, is niet per sé zonder verspilling. Aan de leidinggevende dus de taak om de medewerker uit te dagen meer verspilling weg te halen. Het resultaat van het uitdagen zit in de manier hoe vragen gesteld worden. Want het is de melodie die de muziek maakt. Hoe meer dwang er in de communicatie zit, hoe groter de kans dat medewerkers afhaken. Daarom kun je beter de vraag stellen: ‘zou je eens willen nadenken over….’, dan ‘je kunt dit of dat ook nog wel verbeteren’. In een vraag kan al een oordeel zitten. Het is heel belangrijk dat de medewerker ook hier in zijn waarde gelaten wordt en de verantwoording en bevoegdheid voelt. De medewerker moet niet het gevoel hebben dat de verantwoordelijkheid bij de leidinggevende lijkt te liggen. Dus uitdagen mag, maar doe het dan wel voorzichtig.
5S is de basis voor een continu verbetercultuur. Het vraagt dat de leiding van een bedrijf zich dienend opstelt aan de medewerkers.
Een serie blogs over 5S
Het doel van 5S is het creëren van een werkplek waarbij alles wat er aanwezig is ook echt nodig is om het werk te kunnen doen. Alles moet zodanig visueel georganiseerd zijn dat elk item of onderdeel teruggevonden kan worden op een logische plek en in één oogopslag. Daarmee wordt voorkomen dat er gezocht moet worden en er zo min mogelijk overbodige beweging nodig is om iets te ‘pakken’ om het te gebruiken voor het werk.
In deze serie blogs kwam aan bod:
Het belang van beeldmateriaal
S1: doe weg wat niet nodig is
S2: geef alles wat wel nodig is een logische plek
S3: zorg voor een schone en veilige werkplek
S4: maak de werkplek visueel, zodat items ‘hun weg terug kunnen vinden’
S5: leg standaarden aan om de eerste vier stappen te borgen
De rol van leidinggevenden bij 5S
Leanspecialist is gespecialiseerd in 5S en cultuurverandering. Wilt u meer hierover weten? Neem contact op via mail of telefoon.